Mi sistema de organización en Notion para profes (agenda, rutinas y más)
- Sustainable Teacher
- 14 sept
- 4 Min. de lectura
Ser profesor implica llevar muchas cosas en paralelo: clases, reuniones, programaciones, contactos, objetivos personales, rutinas… y la lista podría seguir. Durante años probé diferentes agendas en papel, apps de productividad y sistemas de planificación, pero ninguno me convencía del todo.
Hasta que descubrí Notion. Esta aplicación, gratuita en su versión básica, se ha convertido en el corazón de mi organización personal y profesional. En este artículo quiero contarte cómo uso Notion como profe, qué apartados tengo creados y cómo me ayuda a no olvidar nada.
1. Mi escritorio principal en Notion
Lo primero que ves al abrir Notion es tu “escritorio” o página principal. El mío está dividido en cuatro bloques principales:
Agenda diaria y semanal: donde organizo mi día a día, tanto lo laboral como algún detalle personal.
Programación de aula: aquí planifico lo que voy a hacer con cada grupo de alumnos semana a semana.
Contactos laborales: teléfonos, correos y webs que necesito tener siempre a mano.
Rutinas y objetivos: desde rutinas de deporte hasta limpieza, pasando por objetivos personales de cada año.
De esta forma, todo lo que necesito está centralizado en un solo lugar.
2. La agenda: mi motor de organización
La agenda digital es probablemente la parte más potente de mi sistema.
2.1. Cómo estructuro la semana
Cada semana tiene su página propia con columnas para cada día. En esas columnas voy añadiendo cajitas con tareas, y lo más importante: puedo poner “ticks” cuando las completo. Esa acción de marcar me da un refuerzo positivo inmediato y me ayuda a mantener la motivación.
2.2. Planificación semanal
Los domingos por la tarde preparo la semana siguiente. No lo hago de domingo a lunes, sino con más antelación: del domingo al lunes de la semana siguiente. Así siempre voy una semana adelantada y evito imprevistos.
2.3. Qué incluyo en mi agenda
Rutinas diarias (mañana, tarde y noche).
Horario del instituto (cuando está cargado).
Tareas administrativas.
Vídeos de YouTube y contenido de redes sociales.
Deporte y actividades personales.
Al final, mi agenda es un híbrido entre lo laboral y lo personal, pero siempre con el foco en lo profesional.
3. Programación de aula
Otro apartado clave es la programación de aula.
Aquí anoto:
Contenidos que voy a trabajar cada semana.
Excursiones programadas.
Sustituciones de profes que me comunican.
Fechas clave de evaluaciones o exámenes.
No lo uso como diario de clase (eso lo llevo en cuaderno), sino como mapa general de lo que tengo que coordinar. Después, cada domingo lo paso a mi agenda semanal.
4. Contactos laborales
Parece un detalle menor, pero tener una sección de contactos laborales en Notion me ahorra muchos dolores de cabeza.
Aquí guardo teléfonos y correos de:
Dirección del centro.
Jefatura de estudios.
Personal del ayuntamiento o de servicios externos.
Compañeros de otros centros con los que colaboro.
Tenerlos en el móvil está bien, pero aquí lo centralizo todo, incluso con enlaces a webs y documentos.
5. Rutinas personales y profesionales
Notion no es solo para el trabajo. También lo uso para organizar mi vida fuera del instituto.
5.1. Rutinas de deporte
Guardo mis rutinas de entrenamiento en PDF, muchas veces creadas con la ayuda de IA. Cada semana marco los ejercicios completados y voy ajustando mis progresos.
5.2. Rutina de limpieza semanal
Cuando empecé a vivir en mi casa actual, no quería olvidarme de ningún rincón. Así que adapté el método Fly Lady y dividí la casa en zonas. Cada semana ataco una, y Notion me ayuda a llevar el control.
5.3. Rutina de inicio de mes
El primer domingo de cada mes hago una “puesta a punto” con cosas como:
Revisar la agenda general del mes.
Archivar papeles.
Limpiar filtros, aspiradores, coche y cepillos.
Dar la vuelta al colchón.
Revisar cuentas del mes.
Todas estas tareas están listadas en Notion para que no se me olvide nada.
6. Objetivos y desarrollo personal
Cada año, además de mis objetivos docentes de septiembre, me marco objetivos personales en enero. No los comparto por privacidad, pero los tengo recogidos en Notion.
Me ayuda mucho poder revisarlos periódicamente y ver si voy por buen camino. Además, Notion me permite añadir archivos, enlaces y notas relacionadas con esos objetivos.
7. Cursos y reuniones
En los últimos tres años he ido almacenando todos los cursos que hago en una sección de Notion.
Cada curso tiene su propia página.
Subo apuntes tomados a mano con Apple Pencil (Notion los convierte a texto).
Incluyo pantallazos, enlaces y documentos compartidos en la formación.
En reuniones hago algo parecido: guardo mis notas y los acuerdos principales. Así tengo todo en un único lugar y no en decenas de libretas sueltas.
8. Ventajas de usar Notion como profe
Después de varios años de uso, estas son las ventajas que destaco:
Centralización: todo en un único lugar.
Versatilidad: sirve tanto para trabajo como para vida personal.
Sencillez: lo uso de forma muy simple, sin automatizaciones complejas.
Accesibilidad: funciona en móvil, tablet y ordenador.
Sostenibilidad: al usarlo dejo de gastar papel innecesario.
9. Consejos si quieres empezar con Notion
No intentes usar todas las funciones desde el principio. Empieza con algo sencillo como la agenda.
Explora plantillas gratuitas: hay muchísimas en la red que puedes adaptar.
Define tus apartados principales antes de llenarlo de páginas.
Aprovecha la sincronización entre dispositivos.
Recuerda que no tiene que ser perfecto: tu sistema debe funcionar para ti.
Conclusión
Mi sistema de organización en Notion no es el único ni el mejor, pero a mí me funciona. Me permite tener orden en mi vida profesional y personal, no olvidar tareas importantes y mantener una visión clara de lo que quiero conseguir.
Lo más importante: Notion no es un fin en sí mismo, sino una herramienta al servicio de tu productividad. Si encuentras otra que se ajuste mejor a ti, úsala. Pero si buscas una app flexible, gratuita y muy potente, dale una oportunidad a Notion.
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